Politique de confidentialité

1. Information générale

1.1 Introduction

Objectif de la présente Politique

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques de la Ville de Sainte-Catherine (ci-après la « Ville ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction (« traiter » ou « traitement ») des renseignements qui concernent une personne physique et permettent directement ou indirectement de l’identifier (des « Renseignements personnels »).

Pour un portrait global des pratiques de la Ville, veuillez consulter la Politique-cadre de gouvernance concernant la protection des renseignements personnels qui identifie les règles encadrant la gouvernance de vos Renseignements personnels.

Cette Politique s’applique aux utilisateurs et visiteurs (« vous », « votre », « vos ») de https://www.ville.sainte-catherine.qc.ca/ (le « Site web »). Cette Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels des employés de la Ville, ou à toute autre personne affiliée à la Ville.

Consentement

En utilisant le Site web ou l’une de ses fonctionnalités, vous acceptez que vos Renseignements personnels puissent être traités conformément aux conditions décrites aux présentes. Si vous n’acceptez pas d’être lié par la présente Politique, veuillez ne pas accéder ou utiliser le Site web. Alternativement, vous pouvez également choisir, dans certaines circonstances, de retirer votre consentement (section 3).

Bannière de témoins de connexion. Il est également possible, en tout temps, de modifier votre consentement à l’utilisation de témoins de connexion par le biais de la bannière de témoins de connexion, disponible sur le Site web.

1.2 Responsable de la protection des renseignements personnels

Coordonnées de la responsable de la protection des renseignements personnels

Tous commentaires, questions et plaintes portant sur la Politique et les pratiques de la Ville en matière de respect de la vie privée peuvent être adressés à la Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Nom : Audrey-Maude Parisien
Titre : Greffière, directrice des Services juridiques et greffe et responsable de la protection des renseignements personnels
Téléphone : 450-632-0590, poste 5159
Courriel : rprp@vdsc.ca
Adresse : 5465, boulevard Marie-Victorin, Sainte-Catherine, J5C 1M1

2. Traitement des Renseignements personnels

2.1 Moyens de collecte

Divers moyens

La Ville recueille vos Renseignements personnels de diverses façons, soit :

Automatiquement. Lors de votre connexion à notre Site web, l’appareil que vous utilisez pour y accéder communiquera des Renseignements personnels à la Ville ;
Formulaires électroniques. En remplissant et en communiquant l’un des formulaires électroniques de la Ville ;
Courriels communiqués. Par les courriels que vous communiquez à la Ville en utilisant l’une des adresses courriel disponibles sur le Site web ;
Témoins de connexion. Par des témoins de connexion, parmi lesquels les témoins de connexion identifiés à la section 2.7.1 ; et
Partenaires. Par les tiers qui collectent vos Renseignements personnels pour la Ville, et qui sont identifiés à la section 2.3.

Profilage, identification ou localisation

Le Site web dispose de fonctions permettant de réaliser un profilage de vos activités sur le Site web, de vous identifier et de vous localiser. Ces fonctions sont réalisées par le biais de certains témoins de connexion, lorsque vous consentez à leur utilisation par le biais de la bannière de témoins de connexion.

2.2 Renseignements personnels collectés

Catégories de renseignements recueillis

Dans le cadre de ses activités, la Ville peut collecter et traiter différents types de Renseignements personnels incluant les renseignements énumérés ci-dessous. La Ville indique le caractère obligatoire ou facultatif de chacune de ces collectes :

Renseignements d’identification et vos coordonnées, parmi lesquels votre nom et prénom, votre adresse postale, votre adresse courriel, et votre numéro de téléphone (Collecte obligatoire pour l’obtention de certains services) ;
Renseignements démographiques, tels que votre âge ou votre lieu de résidence (Collecte obligatoire pour l’obtention de certains services) ;
Renseignements techniques et numériques, incluant des renseignements de connexion et autres informations sur vos activités sur le Site web, comme votre adresse IP, les pages que vous avez consultées, l’heure et la date de vos visites, votre nom de domaine, l’adresse du site référent (si vous accédez au Site web à partir d’un autre site), le système d’exploitation de votre appareil et autres informations matérielles et logicielles (Collecte automatique obligatoire, en revanche certains témoins de connexion qui recueillent de tels renseignements peuvent être désactivés par le biais de la bannière de témoins de connexion) ;
Vos consentements à l’utilisation de certains témoins de connexion sur le Site web ainsi qu’à la communication ou à l’utilisation de vos Renseignements personnels (Collecte facultative, ils ne sont collectés que si vous consentez) ;
Renseignements dont la Ville a besoin pour offrir ses services, tels les renseignements concernant les services qui vous sont rendus par la Ville, y compris, sans s’y limiter (ces formulaires identifient le caractère obligatoire ou facultatif de chacun des renseignements demandés) :
Renseignements recueillis afin d’évaluer une demande d’emploi, parmi lesquels les renseignements personnels demandés dans le formulaire électronique disponible ici (Collecte obligatoire pour soumettre une demande d’emploi).
Renseignements que vous choisissez de fournir ou de transmettre à la Ville, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire en ligne, répondez à des sollicitations, à une demande de réception de l’infolettre ou des sondages, ou que vous communiquez avec l’un des employés ou l’un des représentants de la Ville. (Collecte facultative)

Retrait du consentement à une collecte facultative

À moins que la loi ou que des obligations contractuelles vous en empêchent, vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications de Renseignements personnels lorsque la collecte est identifiée comme étant « facultative », en suivant la procédure prévue à la section 2.4.

2.3 Collecte de Renseignements personnels par un tiers

Cyberimpact peut collecter votre adresse courriel afin de permettre à la Ville de vous communiquer l’infolettre, suite à votre inscription. Vous pouvez vous désabonner de cette infolettre en tout temps en cliquant sur la notification à cet effet dans l’infolettre. Pour plus d’information, veuillez consulter leur politique de confidentialité.

CodeRed (OnSolve) peut collecter votre numéro de téléphone, fournisseur de service cellulaire, votre adresse résidentielle, et votre adresse courriel, suite à votre inscription, afin de permettre à la Ville de communiquer avec vous en situation d’urgence. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.

SOFE (SIGMA-RH) peut collecter les Renseignements personnels liés à votre dépôt de candidature, lors de votre utilisation de la plateforme de dotation, afin de permettre à la Ville d’analyser votre candidature, le cas échéant. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.

Bciti Solutions inc. peut collecter les Renseignements personnels nécessaires pour permettre l’accès au portail citoyen bciti+ ou à l’application pour téléphone intelligent bcti+ pour vous offrir certains services tels que la réception d’alertes (par le biais de CodeRed) et d’avis importants et d’informations sur le déneigement et d’autres informations ainsi que votre carte du citoyen et du voisin numérique. Les renseignements collectés peuvent comprendre le nom, prénom, âge, sexe, liens familiaux, courriel, et numéro de téléphone. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.

PG Solutions peut collecter les Renseignements personnels nécessaires pour offrir un accès au portail de la Suite Accès Cité dont Mon Accès Cité et Activitek. Les renseignements communiqués par PG Solutions permettent à la Ville de vous offrir certains services tels que l’inscription à des activités, le dépôt ou suivi de requêtes, la réalisation de vos taxes ou le dépôt de demandes de permis. Les renseignements personnels communiqués par PG Solutions comprennent des renseignements d’identification, vos coordonnées, toutes informations que vous choisissez de transmettre, l’état de vos demandes d’évaluation ou de permis, les activités auxquelles vous vous inscrivez et vos liens familiaux si vos enfants mineurs disposent également de cartes du citoyen. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.

LePointdeVente.com peut collecter les Renseignements personnels requis afin de faciliter vos transactions dans le cadre de vos achats de billets pour les activités de la Ville ou pour l’achat de produits offerts. Ce tiers ne communique que vos identifiants, coordonnées et la nature de votre billet ou produit vendu afin que la Ville puisse identifier les personnes pouvant accéder aux activités ou produits. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.

La Société pour la prévention de la cruauté envers les animaux (la « SPCA Roussillon ») permet à la Ville d’accéder à certains renseignements de leur base de données tels que les coordonnées et l’identité de propriétaires d’animaux, des renseignements relatifs à l’état de santé de ces animaux, le type d’animal, les licences et certifications en lien avec l’adoption, la propriété et la possession d’animaux. Ces renseignements permettent à la Ville de vous fournir des services en lien avec la gestion des animaux de compagnie. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.

Google peut collecter des Renseignements personnels lorsque vous complétez un formulaire Google Forms afin de vous inscrire à des comités consultatifs ou des activités de la Ville. Les renseignements ainsi communiqués permettent à la Ville de gérer vos demandes d’inscription. Pour plus d’informations, consultez leur politique de confidentialité.

Survey Monkey peut collecter des Renseignements personnels dans le cadre de certains sondages facultatifs de la Ville. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur avis de confidentialité.

Cocoriko peut collecter les Renseignements personnels requis pour vous fournir une plateforme permettant à la Ville de réaliser des consultations publiques, lorsque vous consentez à participer. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.

Acceo Transphere peut collecter des Renseignements personnels afin de vous permettre d’effectuer des paiements en ligne dans le cadre de l’inscription aux camps de jour. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.

BIBLIOPRESTO.CA peut collecter des Renseignements personnels permettant la gestion de plateformes web telles que Réponseatout, MesAïeux et ToutApprendre. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.

pretnumerique.ca peut collecter le nom, adresse courriel et l’historique de prêts. La plateforme permet à la Ville de gérer les prêts de livres numériques texte et audio. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur site web à https://www.pretnumerique.ca/home.

Workflow symphony de SirsiDynix, utilisé par la Bibliothèque de la Ville de Sainte-Catherine, communique à la Ville des renseignements personnels en lien avec votre historique de prêts de documents ou produits à son égard (tels que des livres, jeux, CD, etc.). Il communique également vos amendes et pénalités antérieures, vos identifiants et vos coordonnées. Ces renseignements permettent de gérer le service d’emprunts de documents ainsi que d’offrir des accès gratuits à des ressources numériques proposées par des tiers, auxquelles la bibliothèque est abonnée (Encyclopédies Universalis, Skilleos, Jeux Ululab, Protegez-vous.ca, etc.). Ces tiers communiquent uniquement des statistiques agrégées de vos Renseignements personnels.

Certains témoins de connexion collectent pour la Ville des renseignements personnels. Les fins de leurs utilisations et les tiers qui collectent les renseignements sont tous identifiés dans notre Bannière des témoins de connexion.

2.4 Refus d’une collecte facultative

Vous pouvez refuser une collecte identifiée comme étant « facultative » :

En n’inscrivant pas vos Renseignements personnels dans les formulaires électroniques fournis lorsque la collecte effectuée par ceux-ci est indiquée comme étant facultative ;

En adressant une demande au Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées identifiées à la section 1.2 ;
En refusant les témoins de connexion par le biais de la bannière de témoins de connexion.

Vous pouvez également communiquer vos Renseignements personnels à la Ville autrement que par le Site web en les communiquant par courriel, par téléphone, ou en personne.

2.5 Utilisation des Renseignements personnels

La Ville peut utiliser vos Renseignements personnels pour les fins suivantes :

Exploiter, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir les fonctionnalités du Site web ;
Vous informer de la règlementation municipale en vigueur ;
Vous communiquer des informations d’intérêt public telles que des informations en lien avec le stationnement, les travaux routiers en cours ou l’adresse et coordonnées d’établissements scolaires et préscolaires ou de santé ;
Vous permettre de louer des salles ou des terrains ;
Vous permettre de soumettre une demande de permis ou de certificat et d’en faire le suivi ;
Vous permettre d’accéder au rôle d’évaluation foncière ;
Vous permettre de soumettre une requête concernant les services et infrastructures de la Ville ;
Vous permettre de vous inscrire à l’infolettre, laquelle contient des informations relatives aux évènements d’actualité, les loisirs, avis, règlements et dates importantes de la Ville ;
Vous permettre de vous inscrire et accéder au portail citoyen afin de gérer votre dossier et avoir accès aux services de la Ville ;
Vous permettre de vous inscrire à des activités ;
Vous permettre de vous inscrire au système d’alertes et notifications en masse ;
Traiter les demandes d’accès ou de rectification de Renseignements personnels ;
Traiter les réclamations ;
Exécuter les obligations contractuelles de la Ville ;
Traiter et résoudre les plaintes et les insatisfactions ;
Évaluer les candidatures pour un emploi à la Ville ;
Développer, améliorer et offrir de nouveaux services ;
Répondre à vos questions et vous fournir une assistance au besoin ;
Effectuer des recherches, des analyses et des statistiques en lien avec notre Ville et nos services ;
Détecter et prévenir les fraudes, erreurs, pourriels, abus, incidents de confidentialité et autres évènements préjudiciables ;
Pour toute autre fin imposée ou permise par les lois applicables.

2.6 Accès aux Renseignements personnels au sein de la Ville

Vos Renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux employés de la Ville pour lesquels un tel accès est nécessaire pour l’exercice de leurs fonctions. À ce titre, vos Renseignements personnels peuvent être accessibles :

Au Responsable de la protection des renseignements personnels ;
À la Direction générale ;
Au Service de l’aménagement du territoire et développement économique ;
Au Services financiers et administratifs ;
Au Service sports, culture, loisirs et vie communautaire ;
Au Service des communications et relations avec le citoyen ;
Au Service des travaux publics ;
Au Service du génie ;
Au Service des ressources humaines ;
Au Services juridiques et greffe.

2.7 Communications des Renseignements personnels

2.7.1 Fournisseurs de services et autres tierces parties

La Ville communique vos renseignements à des tiers uniquement lorsque cela est nécessaire. Parfois, ceux-ci sont situés à l’extérieur du Québec.

Certains témoins de connexion vont collecter, sur le Site web, des Renseignements personnels. Les fins de leurs utilisations et les tiers qui se voient communiquer les renseignements sont tous identifiés dans notre bannière des témoins de connexion
- Parmi ceux-ci on retrouve Google Analytics de Google. Ce témoin collecte des renseignements techniques et numériques des utilisateurs du Site web pour établir des statistiques dans un objectif d’amélioration des services et du Site web et pour toutes fins inscrites dans la bannière de témoins de connexion. Ce témoin collecte également des renseignements de localisation.
- Consultez la politique de confidentialité de Google ainsi que leur tableau des témoins de connexion publicitaires et de mesures (disponible en anglais seulement) afin d’obtenir plus d’information sur les pratiques de cette entreprise en matière de traitement de vos Renseignements personnels.
- Le Site web utilise les services de Meta (Facebook Pixel) pour permettre à la Ville de diffuser des annonces, établir des statistiques et converser avec les citoyens. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité. Veuillez noter que ce témoin de connexion peut vous identifier et faire un profilage de vos activités sur le Site web afin de vous communiquer des publicités qui répondraient à vos intérêts (publicité ciblée). Ce témoin de connexion communique à Meta des renseignements personnels pour les fins identifiées dans la bannière de témoins de connexion.
La Ville utilise les services de Idside, Ultima, et Liquidfiles afin de vous permettre de déposer une demande d’accès ainsi que les documents pertinents à de telles demandes. Pour plus d’informations, veuillez consulter la politique de confidentialité de Idside, et de Liquidfiles (uniquement disponible en anglais).
La Ville utilise les services de Bciti Solutions inc. pour permettre l’accès au portail citoyen bciti+ ou à l’application pour téléphone intelligent bcti+ pour vous offrir certains services tels que la réception d’alertes (par le biais de CodeRed) et d’avis importants et d’informations sur le déneigement et d’autres informations ainsi que votre carte du citoyen et du voisin numérique. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.
La Ville utilise les services de PG Solutions afin d’offrir un accès au portail de la Suite Accès Cité dont Mon Accès Cité et Activitek. PG Solutions permet à la Ville de vous offrir certains services tels que l’inscription à des activités, le dépôt ou suivi de requêtes, la réalisation de vos taxes ou le dépôt de demandes de permis. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.
La Ville utilise les services de Infolot, un fournisseur en matière de services infonuagiques, d’arpenteurs, d’entités gouvernementales. Pour plus d’informations, veuillez consulter la politique de confidentialité du ministère des Ressources naturelles et des Forêts, qui fournit l’accès à Infolot.
La Ville utilise les services de Cyberimpact afin de vous communiquer l’infolettre, suite à votre inscription. Vous pouvez vous désabonner de cette infolettre en tout temps en cliquant sur la notification à cet effet dans l’infolettre. Pour plus d’information, vous pouvez consulter leur politique de confidentialité.
La Ville utilise les services de Groupe Domisa pour sonder les citoyens et vous permettre de communiquer votre avis sur les services offerts dans le cadre des camps de jour.
La Ville utilise les services de Acceo Transphere afin de vous permettre d’effectuer des paiements en ligne dans le cadre de l’inscription aux camps de jour. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.
La Ville utilise les services de Globalia pour l’hébergement du Site web.
La Ville utilise les services de Microsoft (Outlook et la suite Microsoft Office) pour conserver des documents et gérer les courriels. Pour plus d’information, consultez leur politique de confidentialité.
La Ville utilise les services de CodeRed (OnSolve) pour la gestion du système d’alertes et notifications de masse, sur inscription et à la suite de l’obtention de votre consentement, afin de vous envoyer des informations lors de situations d’urgence. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur politique de confidentialité.
La Ville utilise la solution Metatracer de Raymond Chabot Grant Thornton sur ses systèmes numériques afin de faciliter la détection et la gestion de vos Renseignements personnels, le tout, pour assurer sa conformité avec les lois sur la vie privée. Metatracer ne collecte que des renseignements d’identification.

2.8 Conservation des Renseignements personnels

Période de conservation

Sous réserve des lois applicables, la Ville ne conserve vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin.

Informations supplémentaires

Pour obtenir plus d’information sur les périodes pendant lesquelles vos Renseignements personnels sont conservés, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées prévues à la section 1.2.

3. Vos droits

Sous réserve des limites prévues par les lois, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en communiquant par écrit avec le Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à la section 1.2. La Ville se réserve le droit de vérifier votre identité avant de répondre à l’une ou l’autre de ces demandes. 

Droit d’accès. Vous avez un droit d’accès à vos Renseignements personnels. À ce titre, vous avez le droit, entre autres :
- D’être informé des Renseignements personnels que la Ville détient à votre sujet ;
- De recevoir un Renseignement personnel informatisé sous la forme d’une transcription écrite et intelligible ;
- De recevoir une communication du Renseignement personnel et d’en recevoir copie ; et
- De consulter gratuitement vos Renseignements personnels.

Droit de rectification. Vous avez un droit de rectifier vos Renseignements personnels. À ce titre, vous avez le droit, entre autres, de :
- Demander de rectifier, modifier ou de mettre à jour les Renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques ;
- Demander de supprimer, rectifier, modifier ou de mettre à jour tout Renseignement personnel dont la collecte, la communication ou la conservation n’était pas autorisée par la loi ;
- Demander de supprimer, rectifier, modifier ou de mettre à jour tout Renseignement personnel périmé ou non justifié ; et
- Demander de pouvoir formuler par écrit des commentaires et de les verser à vos Renseignements personnels ou, le cas échéant, à votre dossier.

Droit de porter plainte. Vous avez le droit de porter plainte en suivant le processus de traitement des plaintes prévu à la Politique-cadre de gouvernance concernant la protection des renseignements personnels.

Questions. Vous pouvez également vous adresser au Responsable de la protection des renseignements personnels pour toutes questions relatives à la présente Politique.

4. Mesures de sécurité

Objectifs des mesures de sécurité

La Ville a mis en place des mesures visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels parmi lesquels :

Mesures administratives. L’adoption d’une série de mesures, de politiques et de procédures qui notamment :
- Encadrent l’accès, la communication, la conservation, la dépersonnalisation, y compris la destruction ou l’anonymisation des Renseignements personnels ;
- Imposent à certains tiers des obligations contractuelles visant à promouvoir la sécurité des Renseignements personnels qui leur sont communiqués ;
- Déterminent les rôles et les responsabilités des employés durant le cycle de vie des Renseignements personnels et des documents ;
- Établissent les procédures d’intervention et de réponse en cas d’incident de confidentialité ;
- Encadrent le processus des demandes et des plaintes relatives à la protection et au traitement des Renseignements personnels.

Mesures techniques. Sur le plan technique, la Ville :
- Utilise un serveur sécurisé et la technologie « Secure Sockets Layer (SSL) » ;
- Chiffre ses bases de données ;
- Limite les accès aux renseignements personnels ;
- Utilise des systèmes de sauvegarde ;
- Utilise des logiciels de surveillance de réseau ;
- Utilise un système pare-feu.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, la Ville ne peut garantir la sécurité absolue de vos Renseignements personnels.

5. Modification de la présente Politique de confidentialité

La Ville se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. Si vous continuez d’utiliser le Site web après l’entrée en vigueur de la nouvelle version de la Politique, votre utilisation du Site web sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.

6. Liens vers des sites web de tiers

Il peut arriver à l’occasion que la Ville inclue des références ou des liens vers des sites web ou services fournis et opérés par des tiers. Ces sites web, et services de tiers sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes. La Ville n’assume donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au Site web et aux services offerts par la Ville.

7. Lois applicables

Les lois du Canada et du Québec, à l’exclusion de ses règles de conflit de droit, régiront le présent document et votre utilisation du Site web. Votre utilisation du Site web peut également être assujettie à d’autres lois locales, provinciales, nationales ou internationales.